Chez Malouin Assurance, nous prenons la protection de votre sécurité très au sérieux, tout comme nous préservons la confidentialité de vos renseignements personnels. Notre engagement se fonde sur quatre principes essentiels :
- Limiter à l’essentiel : Nous recueillons, utilisons et communiquons uniquement les renseignements nécessaires, afin de nous assurer que seules les données pertinentes sont traitées dans le cadre de notre relation d’affaires.
- Transparence totale : Notre engagement envers vous est basé sur la transparence. Tout au long de notre relation, nous agissons avec clarté et ouverture concernant l’utilisation de vos renseignements personnels.
- Consentement éclairé : Avant de collecter, utiliser ou partager vos renseignements personnels, nous obtenons toujours votre consentement préalable, en vous informant clairement des finalités et des modalités de traitement.
- Protection de la confidentialité : La sécurité de vos renseignements personnels est notre priorité. Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes pour garantir la confidentialité et la protection de vos données.
Ces principes assurent que vos données sont traitées avec le plus grand soin et le respect de votre vie privée tout au long de notre collaboration. Chez Malouin Assurance, votre confiance est essentielle, et nous travaillons diligemment pour mériter cette confiance à chaque étape de notre relation.
Une politique à l’intention des employés a été mise en place afin de sensibiliser ceux-ci, dont les courtiers d’assurance, aux bonnes pratiques à adopter dans le cadre des activités professionnelles pour le cabinet. Le cabinet a nommé Yvan Malouin, président du cabinet, à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels du cabinet.
- Qui est concerné par cet énoncé
Cet énoncé s’applique à tous les individus dont nous traitons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités. Voici quelques exemples de personnes concernées par ces règles :
1. Clients de Malouin Assurance :
- Vous avez souscrit à un contrat d’assurance chez nous en tant qu’assuré, coassuré, bénéficiaire, personne à charge ou payeur.
2. Personnes en interaction avec Malouin Assurance, même si elles ne sont pas clientes :
- Vous avez pris contact avec nous pour des renseignements ou des questions.
- Vous avez visité notre site web et navigué sur ses pages.
- Vous avez participé à un concours ou à un sondage organisé par nous.
- Vous avez postulé pour un emploi au sein de notre entreprise.
- Vous avez soumis une demande de soumission ou de proposition, mais n’avez pas conclu d’affaire avec nous.
- Vous êtes un ancien client qui a déjà eu une relation commerciale avec nous.
- Vous agissez en tant que fiduciaire, mandataire ou liquidateur pour une personne ayant des transactions avec nous.
2. Comment nous recueillons vos renseignements personnels
Auprès de qui
Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de diverses sources, notamment :
1. Vous-même : Lorsque vous interagissez directement avec nous, que ce soit en remplissant des formulaires, en communiquant avec notre service clientèle, ou en utilisant nos services.
2. Personnes qui ont souscrit à un produit ou service auprès de nous : Si vous êtes identifié comme un bénéficiaire ou une personne à charge d’une police d’assurance, nous pouvons obtenir vos renseignements personnels de la part de la personne principale assurée. Avant de nous fournir vos informations, ces personnes doivent obtenir votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.
De quelles façons
Nous utilisons plusieurs méthodes pour recueillir vos renseignements personnels. Voici quelques exemples des façons dont nous procédons :
1. Par téléphone : Lorsque vous communiquez avec notre service clientèle ou nos agents par téléphone, nous pouvons recueillir des informations nécessaires pour répondre à vos demandes ou pour traiter des transactions.
2. En personne : Si vous visitez nos bureaux ou rencontrez nos représentants en personne, nous pouvons collecter des données pour faciliter nos services et nos interactions.
3. À l’aide de formulaires et d’interfaces numériques : Lorsque vous remplissez des formulaires sur notre site web ou utilisez nos interfaces numériques pour soumettre des informations, nous recueillons ces données pour traiter vos demandes.
4. À l’aide de base de données publiques: pour faire la vérification de casier judiciaire par exemple.
3. Quels renseignements personnels nous recueillons
Les employés du cabinet ne collectent que les renseignements nécessaires à l’obtention d’une soumission d’assurance et à la gestion du dossier d’assurance. Les renseignements peuvent être partagés à l’interne (au sein du cabinet) et à l’externe (assureurs et grossistes) pour obtenir des soumissions d’assurance et pour gérer les dossiers d’assurance. Un consentement à la collecte et à l’usage des renseignements est obtenu par les courtiers au moment de la collecte de ceux-ci.
Nous considérons comme des « renseignements personnels » toutes les informations vous concernant, qui permettent de vous identifier directement ou indirectement (en les associant à d’autres informations).
Voici des exemples de ce que nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer :
1. Renseignements pour vous identifier :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse
- Code Postal
- Numéro d’appartement
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Âge
- Genre
- Situation maritale
2. Renseignements sur votre dossier d’assurance :
- Dossier de conduite automobile
- Soumissions et propositions d’assurance
- Renseignements sur les personnes et biens assurés, prix, couvertures, conditions et autres garanties
- Renseignements recueillis lors de demandes de réclamation et de prestations
- Historiques de sinistres
3. Renseignements financiers :
- Solde et créances
- Bilan financier
- Informations de paiement
4. Renseignements numériques (sites web, applications, médias sociaux, portails, etc.) :
- Adresse IP
- Données de localisation
- Renseignements relatifs à votre appareil, système d’exploitation ou navigateur
- Préférences et habitudes de navigation
5. Renseignements sur vos interactions et communications avec nous :
- Raisons pour lesquelles vous faites affaire avec nous
- Enregistrements et communications téléphoniques pour améliorer votre expérience client
- Communications écrites (par exemple, vos lettres ou courriels)
- Notes, comptes-rendus et historiques de vos communications avec nous
- Renseignements sur vos demandes d’information, vos insatisfactions ou plaintes
- Préférences en matière de langue de communication
- Réponses aux sondages, concours et consultations
6. Renseignements liés à nos vérifications et à la sécurité :
- Renseignements qui figurent dans des registres publics (par exemple : registres municipaux, registres fonciers, registres judiciaires)
- Enregistrements vidéo des caméras de sécurité dans nos points de service et journaux d’activation des cartes d’accès électroniques
- Renseignements sur nos vérifications en lien avec les fausses représentations, fraudes, cybermenaces et autres infractions aux lois
- Antécédents criminels
7. Autres renseignements :
- Renseignements sur d’autres personnes que vous (par exemple : mandataire, tuteur, représentant temporaire, assistant, bénéficiaire, personne conjointe, personne à charge ou autre personne assurée)
- Renseignements sur votre situation professionnelle (par exemple, votre formation, occupation, association ou ordre professionnel)
Nous ne collectons que les informations nécessaires et pertinentes pour fournir nos services et respectons toujours vos droits en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.
4. Pourquoi nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels
Vos renseignements personnels sont utilisés dans divers objectifs pour vous fournir nos produits et services et respecter nos obligations légales. Voici les principaux objectifs pour lesquels nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons vos renseignements personnels :
1. Vous fournir nos produits et services :
- Établir une relation avec vous en tant que client.
- Vous identifier afin de gérer vos contrats et vos interactions avec nous.
- Comprendre votre situation, votre profil, vos besoins et vos objectifs pour vous offrir des produits et services adaptés.
- Évaluer vos demandes pour déterminer si nous pouvons vous offrir nos produits et services.
- Gérer et administrer vos produits et services, y compris le traitement des réclamations et des paiements.
2. Améliorer nos produits et services :
- Obtenir votre opinion sur vos interactions avec nous et nos produits afin d’améliorer notre offre.
- Mener des études et des recherches, y compris l’utilisation de modèles statistiques pour proposer des offres et des conseils personnalisés.
3. Respecter nos obligations légales :
- Protéger votre sécurité et la nôtre en détectant et prévenant les fraudes, les cybermenaces et autres infractions aux lois;
- Répondre aux demandes et ordonnances des tribunaux et des organismes gouvernementaux et réglementaires;
- Respecter nos obligations fiscales et de conservation des données.
4. Vous offrir une expérience personnalisée, si vous y consentez :
- Communiquer des offres personnalisées sur nos produits et services selon vos préférences de communication (par exemple : courrier, courriel, message texte, téléphone, applications ou sites web).
- Fournir des conseils adaptés à votre situation pour vous aider à réduire les risques et l’impact d’une réclamation.
5. Nous obtenons toujours votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement
5.1 Quand nous obtenons votre consentement :
Nous sollicitons votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Dans certains cas, la loi nous permet de présumer que nous avons votre consentement, ou elle nous dispense de l’obtenir (voir section 5.4).
5.2 Comment nous obtenons votre consentement :
Nous pouvons vous demander votre consentement de différentes manières :
- Par écrit, en vous présentant un formulaire de consentement.
- Verbalement, en obtenant votre accord de vive voix.
- Par téléphone, y compris par un message automatisé, si cela est approprié.
- De manière électronique ou numérique, par le biais de clics de consentement ou de cases à cocher sur nos plateformes en ligne.
5.3 Durée et portée de votre consentement :
Votre consentement est valable pour la durée nécessaire pour atteindre les objectifs spécifiques pour lesquels nous l’avons demandé. Une fois ces objectifs atteints, votre consentement reste valide pour nous permettre de remplir nos obligations légales de conservation conformément aux lois et à nos calendriers de conservation. Il est important de noter que votre consentement ne s’applique qu’aux objectifs que nous vous avons clairement déclarés. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres objectifs, nous vous demanderons à nouveau votre consentement, sauf dans les cas décrits à la section suivante.
5.4 Cas où nous n’obtenons pas votre consentement :
Dans certaines situations spécifiques où la loi le permet, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels sans obtenir votre consentement. Cela peut inclure :
- Les cas où l’utilisation est à votre avantage ou est compatible avec l’objectif initial de la collecte.
- Les cas où l’utilisation ou la communication des renseignements est nécessaire pour respecter nos obligations légales, telles que se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou d’un organisme gouvernemental, prévenir ou détecter la fraude, ou dans le cadre d’une enquête.
6. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à d’autres personnes et organisations
6.1 À qui nous pouvons communiquer vos renseignements personnels :
Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec nos sociétés affiliées ainsi qu’avec d’autres personnes ou organisations si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section. Voici quelques exemples des destinataires potentiels :
- D’autres institutions financières, telles que des assureurs et des réassureurs.
- Des fournisseurs de services liés à une réclamation, tels que des établissements de santé, des professionnels de la santé ou des ateliers de réparation automobile.
- Des organismes gouvernementaux ou des autorités réglementaires.
- Des entreprises offrant des services technologiques, de reprographie ou d’expédition de documents.
- Des organismes détenant des informations sur l’assurance, la fraude ou les indemnisations, comme des agences d’évaluation de crédit, le Groupement des assureurs automobiles, la Société d’assurance automobile du Québec, le Fichier central des sinistres automobiles ou d’autres registres municipaux ou fonciers.
7. Comment nous protégeons vos renseignements personnels
7.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels :
Nous restreignons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux personnes qui en ont besoin pour remplir leurs fonctions spécifiques. Ces personnes n’ont accès qu’aux informations nécessaires pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section. Cela s’applique à tous les membres de notre équipe, ainsi qu’à nos fournisseurs et partenaires externes.
7.1.1 Confidentialité et non divulgation du renseignement
Les employés du cabinet ont signé une entente de confidentialité et de non-divulgation des renseignements personnels et sensibles concernant entre autres les clients du cabinet. Ils sont tenus par cette entente d’utiliser les renseignements auxquels ils ont accès que dans le cadre des activités professionnelles du cabinet, conformément aux exigences législatives, réglementaires et déontologiques, et que pour l’usage pour lesquels ils ont été recueillis. Aussi, les employés sont tenus de protéger l’intégrité des renseignements auxquels ils ont accès et d’en assurer la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer ces renseignements à moins d’y être expressément autorisé par leur gestionnaire ou d’y être contraint par l’application d’une loi.
7.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes :
Nous avons mis en œuvre plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisés.
Mesures organisationnelles :
- Limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant besoin de ces informations.
- Enregistrer toutes les opérations de copie et d’exportation de renseignements personnels dans le cadre de nos activités courantes pour une traçabilité accrue.
Mesures physiques :
- Utiliser des cartes d’accès pour contrôler l’accès à nos bureaux.
- Enregistrer les visiteurs et vérifier leur identité pour assurer la sécurité de nos locaux.
- Sauvegarder et archiver les renseignements personnels dans un système de sauvegarde d’urgence pour éviter toute perte de données.
Mesures technologiques :
Mettre en place des mots de passe, des pare-feux et d’autres mesures de sécurité pour protéger l’intégrité de vos données.
7.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations :
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés dans cette section. Même si vous ne faites plus affaire avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels, dans nos dossiers clients, conformément aux exigences législatives et réglementaires, notamment de manière à en favoriser la sécurité et ce, pour la période déterminée par la loi et la réglementation en vigueur. Cependant, nous avons mis en place des calendriers de conservation clairs pour définir ces limites. Une fois que le délai de conservation est écoulé, nous procédons à la destruction définitive de vos renseignements personnels. Cela garantit que vos données sont protégées même après leur utilisation initiale.
Dans le cas où des renseignements personnels devaient être détruits, le cabinet utilise des déchiqueteuses à même ses locaux ou il fait appel à une firme externe spécialisée dans le déchiquetage.
7.4 Mode communication
Le cabinet utilise le service de messagerie Outlook pour communiquer avec sa clientèle (réelle et potentielle). Il ne peut assurer la pleine sécurité de ce moyen de communication. Dans ce contexte, lorsque le consommateur souhaite privilégier ce moyen de communication, il consent aux risques qui peuvent en découler. L’option de communication par courrier est disponible.
8. Vos droits
8.1 Modifier votre consentement :
Vous avez la possibilité de modifier votre consentement concernant la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels, sous certaines limitations.
Consentement pour faire affaire avec nous :
En retirant ce consentement, cela pourrait nous empêcher de vous offrir nos produits et services à l’avenir. Cependant, nous pourrions être tenus de conserver certains de vos renseignements personnels pour respecter nos obligations contractuelles et légales.
Consentement à recevoir des offres et conseils personnalisés :
Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en nous appelant au 1 888 625-6846.
8.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger :
Vous avez des droits concernant vos renseignements personnels, notamment le droit d’accéder à ces informations, de les corriger ou de les mettre à jour, et de recevoir une copie dans un format technologique structuré et souvent utilisé, comme un fichier PDF. Si certains renseignements personnels sont diffusés publiquement, vous pouvez demander à ce qu’ils soient retirés de la diffusion, par exemple, retirer une publication liée à un concours sur nos médias sociaux. Voici les étapes pour traiter une demande :
- Vous devez envoyer une demande écrite détaillée au Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont fournies à la section 9.
- Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception et vous informerons s’il y a des frais associés à la transcription, à la reproduction ou à la transmission de vos renseignements.
- Vous recevrez notre réponse par écrit.
- Vous avez également le droit de demander qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit rendu accessible ou inaccessible dans un moteur de recherche, sous certaines conditions.
8.3 Être informé si une décision est prise de manière automatisée :
Nous vous informerons si nous prenons une décision automatisée vous concernant. Dans certains cas, nous utilisons vos renseignements personnels pour prendre une décision sans intervention humaine. Par exemple, certaines réclamations en assurance collective et propositions en assurance individuelle sont traitées de cette manière. Vous avez le droit de demander les principales raisons justifiant une décision automatisée ou de présenter vos observations à un membre de notre équipe.
8.4 Plaintes
Dans le cadre d’un différend ou d’une plainte à l’égard de la protection des renseignements personnels, le consommateur ou le client est invité à consulter la politique de traitement des différends et des plaintes du cabinet.
La politique est disponible sur le site Internet du cabinet en bas de page « Politique de traitement des plaintes et de règlement des différends » ou sur demande :
Par courriel : info@malouinassurance.ca
Par téléphone : 1-888-625-6846
9. Une question, un commentaire ?
Notre responsable de la protection des renseignements personnels est à votre disposition. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette page et conformément à la loi. Pour communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez remplir notre formulaire ou nous écrire à l’adresse suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Yvan Malouin
Malouin assurance
1200 Notre-Dame
Saint-Césaire, Qc
J0L1T0
10. Références d’intérêts
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements
personnels, LQ 2021, c 25
Loi sur la distribution des produits et services financiers, articles 30, 89, 91 et 113
Code de déontologie des représentants en assurance de dommages, articles 23 et 24
Date d’entrée en vigueur de la politique : 16 septembre 2023
